Nautica AppGrade è un software che ha migliorato notevolmente la nostra gestione organizzativa sia interna che relazionale con i nostri clienti.

Inizialmente abbiamo utilizzato questo programma attraverso il portale dedicato alle scuole nautiche e abbiamo sin da subito notato quante agevolazioni apportasse al nostro lavoro; è un portale che riesce a migliorare notevolmente il lavoro di segreteria, rendendo disponibili le informazioni agli utenti abilitati con un solo click. Si riesce ad avere contezza di tutto: impegni aula, andamento corsisti, situazione pagamenti, appuntamenti dei vari colleghi, scadenze ecc.
Non appena si è presentata la possibilità di estendere la gestione del software anche all’Agenzia Nautica, abbiamo subito accolto con grande entusiasmo la possibilità di essere tra le agenzie tester.

Questo programma ha consentito l’eliminazione di tutti i registri statistiche che dovevamo ogni volta compilare, a partire dal registro agenzia, registro pagamenti cliente, registro licenze di navigazione, registro autentiche atti, registro scadenze con tutte le scadenze relative ai preventivi emessi, o spedizioni effettuate o presentazioni pratiche trasmesse di cui attendevamo riscontro, o varie note relative un determinato cliente o imbarcazione, sempre con il rischio di perdere le informazioni trattandosi di salvataggi in locale. Dopo aver snellito tutto quello che è il lavoro archivio e le procedure di caricamento dati, Nautica appgrade ha facilitato l’operatività della gestione pratica in se: si carica l’anagrafica del cliente e della sua imbarcazione, si sceglie il tipo di pratica ed è tutto pronto, dobbiamo controllare minuziosamente che ciò che mette a disposizione il programma sia corretto. Con l’utilizzo di Nautica App-grade è stato semplice anche formare una nuova risorsa in quanto, la risorsa in questione non deve memorizzare la modulistica da utilizzare per quella determinata pratica agenzia, ma deve limitandosi a scegliere la tipologia di pratica e successivamente si trova a disposizione i moduli compilati, deve volgere un primo controllo ai documenti, naturalmente facendo riferimento allo studio fatto della normativa e del codice della nautica, per poi passare il tutto alla responsabile per la conferma dell’invio. Spiegato in questi termini sembra riduttivo, ma sicuramente il software permette di delegare una risorsa in corso di formazione ad avere da sola i primi approcci con le pratiche sted o rinnovi di patente;

Altra importantissima funzione è il caricamento dati direttamente sul portale di Confindustria Nautica e sul portale STED; in buona sostanza caricando le anagrafiche complete del cliente e dell’unità e scegliendo il tipo pratica abbiamo a disposizione tutto quello che serve dalla stampa della modulistica fino al caricamento dei file sullo sted. Semplice e veloce. Soprattutto essendo un software nato e gestito da tecnici competenti e istruiti in materia nautica, sono riusciti ad inserire la maggior parte dei casi di pratiche nautiche che si riscontrano nella quotidianità.

Queste sono solo alcune delle funzioni da noi apprezzatissime, ma in realtà ha tantissime altre funzioni che stanno agevolando la nostra organizzazione interna e ci stanno permettendo di ampliare i nostri servizi, come ad esempio il caricamento delle scadenze dei clienti e delle loro imbarcazioni, dal rinnovo patente, alla scadenza del certificato di sicurezza, alla scadenza delle dotazioni, avvisando per tempo il cliente, riuscendo a stilare un preventivo per tempo, magari con una scoutistica particolare, servizi che sicuramente fidelizzano i clienti; inoltre all’interno del portale abbiamo l’archivio dei repertori delle autentiche, salvando anche l’atto autenticato lo abbiamo sempre a disposizione; è presente il giornale degli incarichi; è presente l’archivio degli stampati delle licenze e inoltre caricando i documenti di bordo all’interno dell’archivio dell’imbarcazione, abbiamo sempre la licenza di navigazione o la licenza VHF ad esempio, a disposizione ovunque ci troviamo. Oltretutto cercando in anagrafica un cliente, abbiamo contezza delle pratiche in essere e la storia di quel determinato cliente, eventuali scontistiche applicate oppure qualsiasi informazione rilevante, o una nota per un impegno futuro ad esempio l’interesse per un nostro servizio anche scuola nautica. Quindi abbiamo un’interfaccia, un collegamento tra servizi scuola e servizi agenzia.

Questo programma sicuramente mi ha permesso di delegare un’assistente a quelle che sono le operazioni di compilazione e caricamento dati essendo procedure semplici che richiedono attenzione, ma considerando che ogni campo ha un controllo come ad esempio il codice fiscale o un doppio caricamento in anagrafica, facilita molto il lavoro limitando gli errori; Le procedure semplici ci consentono la formazione di altro personale, permettendo di ampliare i nostri servizi, dedicando del tempo in modo più accurato.

Non abbiamo provato l’interfaccia con il programma contabilità, in modo da poter stilare preventivi ed eventualmente trasformarli in fattura, solo perché accogliamo le novità e i cambiamenti in modo ponderato, quindi dopo aver superato questa formazione e dopo aver permesso a questo software di plasmare il nostro consueto e abitudinale metodo di lavoro volgendolo a questa nuova realtà, penso che introdurremo anche la contabilità.

Sicuramente ci siamo trovati davanti un team disponibile, che ha avuto tanta pazienza con la nostra azienda e con le nostre richieste aiutandoci a superare la crisi del cambiamento, perchè ogni cambiamento soprattutto organizzativo aziendale mette un po in discussione il nostro operato; staccarci dalla solita routine, ma una volta testate le nuove abitudini non si può più farne a meno.

Speriamo sempre in futuri passi avanti del programma e futuri progressi che possano tenere sempre il software all’avanguardia con i tempi e ci consentano di offrire un servizio ottimale ai nostri clienti, rendendo il nostro operato e la nostra azienda migliore nel settore. Ad Maiora Semper!