Flotta

La sezione Flotta è il cuore della gestione delle vostre imbarcazioni. Da qui potete creare l’elenco delle vostre barche, definire i listini di noleggio (a ore, a giornata o a settimana), associare prodotti e servizi accessori, preparare la modulistica precompilata (come i contratti di locazione) e soprattutto gestire un calendario delle prenotazioni condiviso con i corsi e gli esami della scuola. Grazie a questa gestione potrete tenere sotto controllo in ogni momento la disponibilità delle imbarcazioni, evitando sovrapposizioni tra locazioni, lezioni pratiche ed esami, e generare in pochi clic tutti i documenti necessari ad ogni prenotazione.

Lista delle Barche

Per accedere alla gestione clicca sul menù Flotta. In questa sezione sono presenti tutte le imbarcazioni che hai precedentemente creato.

Per creare una nuova imbarcazione clicca sul pulsante [+ Aggiungi]. Per ogni barca presente in elenco, attraverso il menù di destra, hai a disposizione le seguenti azioni:

Modifica : Modifica le informazioni della barca.
Calendario : Genera il link per la pubblicazione del calendario (scadenzario) della barca, da utilizzare su applicazioni esterne come Google Calendar o Apple Calendario.
Modulistica : Gestisci i modelli di documento (es. contratti di locazione) associati alla barca.
Prodotti : Gestisci i prodotti e servizi associati alla barca.
Elimina : Elimina l’imbarcazione dalla flotta.

Creazione e Gestione delle Barche

Per creare una nuova imbarcazione clicca sul pulsante [+ Aggiungi]. Nella maschera che compare vengono richieste le informazioni sotto elencate.

Informazioni Generali

Nome : Nome identificativo dell’imbarcazione.
Descrizione : Descrizione libera della barca.
Descrizione In Attestato : Testo descrittivo dell’imbarcazione che verrà riportato in fase di stampa degli attestati.
Ordine : Indica l’ordine di apparizione della barca all’interno del calendario e della sezione Booking.
Barca : Permette di collegare l’imbarcazione a una barca già censita nell’anagrafica delle Barche. Digitando il nome il sistema propone le imbarcazioni disponibili mostrando nome, targa e codice scafo. Per la gestione barche fare riferimento alla guida dedicata.
Abilita Seconda Anagrafica : Se attivo, in fase di prenotazione sarà possibile associare un secondo contatto/anagrafica (es. un secondo skipper o un secondo intestatario).
Nome Identificativo Seconda Anagrafica : Permette di personalizzare l’etichetta del secondo contatto (es. “Secondo Conduttore”).
Abilita Terza Anagrafica : Se attivo, in fase di prenotazione sarà possibile associare un terzo contatto/anagrafica.
Nome Identificativo Terza Anagrafica : Permette di personalizzare l’etichetta del terzo contatto.

I parametri riportati di seguito sono necessari per la corretta compilazione dei verbali dei corsi per il conseguimento della patente nautica D1.

Luogo Svolgimento Prove Pratiche : Indica il luogo in cui si svolgono le prove pratiche con l’imbarcazione.
Numero Iscrizione Imbarcazione : Numero di iscrizione dell’imbarcazione, utilizzabile anche all’interno della modulistica precompilata.
Nome Assicurazione : Compagnia assicurativa dell’imbarcazione.
Numero Assicurazione : Numero di polizza assicurativa dell’imbarcazione.
Titolo

Listini

I Listini definiscono le modalità con cui una barca può essere prenotata. Per ogni imbarcazione è possibile creare uno o più listini, ognuno con una propria modalità di noleggio (a ore, a giornata o a settimana). Sono i listini, insieme ai loro periodi di validità, a generare gli slot prenotabili che compaiono nel calderio della Flotta. Per accedere alla gestione dei listini clicca sul menù Flotta e sul sottomenù Listini. In questa sezione sono presenti tutti i listini creati, con indicazione della barca a cui si riferiscono e della modalità.

Per ogni listino, attraverso il menù di destra, sono disponibili le azioni Modifica, Prodotti (per associare prodotti e servizi al listino), Date (per definire i periodi di validità) ed Elimina.

Creazione di un Listino

Per creare un nuovo listino clicca sul pulsante [+ Aggiungi Listini]. I campi richiesti sono:

Nome : Nome identificativo del listino.
Descrizione : Descrizione libera del listino.
Barca : Imbarcazione a cui si riferisce il listino creata nella sezione Flotta.
Modalità : Indica la modalità di noleggio del listino. In base alla scelta verranno mostrati i campi pertinenti. Le modalità disponibili sono:
- Oraria : La barca viene prenotata a fasce orarie all’interno della giornata.
- Giornaliera : La barca viene prenotata per l’intera giornata.
- Settimanale : La barca viene prenotata per l’intera settimana.
Giorno Inizio : (solo modalità Settimanale) Indica il giorno della settimana in cui inizia la locazione (es. Sabato).
Durata : (solo modalità Oraria) Durata di ogni singola fascia oraria prenotabile.
Ora Inizio : Ora di inizio disponibilità della barca nella giornata.
Ora Fine : Ora di fine disponibilità della barca nella giornata.

Periodi del Listino (Date)

Un listino diventa effettivamente prenotabile solo all’interno dei periodi che gli assegni. In questo modo puoi gestire facilmente, ad esempio, listini diversi per alta e bassa stagione. Per gestire i periodi clicca sul menù di destra del listino e seleziona la voce Date.

Per aggiungere un nuovo periodo clicca sul pulsante [+ Aggiungi Periodo] e indica:

Data Inizio : Prima data in cui il listino è valido e prenotabile.
Data Fine : Ultima data in cui il listino è valido e prenotabile.

In base alla modalità del listino (oraria, giornaliera o settimanale) e agli orari impostati, il sistema genererà automaticamente all’interno di questi periodi tutti gli slot prenotabili che compariranno nel calendario della Flotta.

Prodotti e Servizi del Listino

A ogni listino puoi associare dei prodotti e servizi (ad esempio prezzo locazione, pulizia finale, dotazioni extra, skipper) che potranno essere assegnati alla prenotazione. Per gestirli clicca sul menù di destra del listino e seleziona la voce Prodotti.

Per aggiungere un prodotto clicca su [+ Aggiungi Prodotto]. I campi richiesti sono:

Codice Prodotto : Codice del prodotto. Digitando è possibile selezionare un prodotto già presente nell’anagrafica prodotti.
Prodotto : Nome del prodotto o servizio.
Descrizione : Descrizione del prodotto o servizio.
Prezzo : Prezzo del prodotto o servizio.
Iva : Aliquota IVA da applicare. Modificando l’aliquota il prezzo viene ricalcolato in automatico.
Qty : Quantità predefinita del prodotto.
Unita di Misura : Unità di misura del prodotto (es. litri, ore, pezzi).
Tipo : Indica come deve essere calcolata la quantità in fase di prenotazione:
- Prezzo al giorno : La quantità viene moltiplicata per il numero di giorni del periodo prenotato.
- Prezzo fisso : Quantità fissa, indipendente dalla durata.
- Prezzo per Periodo : Il prezzo è riferito all’intero periodo prenotato.
Prodotto Richiesto per prenotazione : Se attivo, il prodotto è richiesto per poter effettuare la prenotazione.

Compilando il campo Nome o il campo Codice è possibile recuperare le informazioni di un prodotto già inserito in anagrafica prodotti. Per maggiori dettagli sulla gestione dei prodotti è disponibile la guida dedicata.

Modulistica

La Modulistica ti permette di creare modelli di documento precompilati (come il contratto di locazione) che vengono automaticamente completati con i dati della prenotazione, dell’imbarcazione, del cliente e della scuola. I documenti potranno poi essere stampati direttamente dal dettaglio di ogni prenotazione. La modulistica è personalizzabile per ogni Barca inserita nella flotta. Per accedere alla gestione è necessario recarsi nella gestione flotta, cliccare sul menù di destra della barca e selezionare la voce Modulistica. In questa sezione sono presenti tutti i modelli creati per quella imbarcazione, con indicazione del relativo stato (Abilitato / Non abilitato).

Creazione di un Modello

Per creare un nuovo modello clicca sul pulsante [+ Aggiungi Modello]. I campi richiesti sono:

Nome : Nome identificativo del modello (es. “Contratto di Locazione”).
Tipo : Indica la sorgente di generazione del documento:
- Da Editor : Il documento viene composto direttamente tramite l’editor di testo integrato.
- Da File : Il documento viene generato a partire da un file caricato. Sono supportati i formati .xls, .xlsx e .docx contenenti le variabili.
Converti in PDF : Se questa opzione è attiva, il documento generato viene convertito in formato PDF. L’impostazione è disponibile solo quando, nei parametri Tipo, è stato selezionato il valore Da File.
In questo caso vengono convertiti automaticamente in PDF i file allegati in formato Word o Excel.
Abilitato : Indica se il modello è abilitato e quindi disponibile per la stampa dal dettaglio della prenotazione.
Descrizione : Descrizione del modello.
Nascondi numero pagine : Se attivo, nasconde la numerazione delle pagine nel documento generato.
Documento / Carica i tuoi file : In base al tipo selezionato potrai comporre il testo tramite l’editor oppure caricare il file da utilizzare come modello.

Variabili disponibili

All’interno del modello (sia nell’editor sia nei file caricati) puoi utilizzare delle variabili che verranno automaticamente sostituite con i dati reali al momento della stampa. Alcune variabili disponibili sono:

{{contatto_nome}}, {{contatto_cognome}}, {{contatto_codice_fiscale}}, {{contatto_data_nascita}}: dati anagrafici del cliente.
{{contatto_indirizzo_via}}, {{contatto_indirizzo_citta}}, {{contatto_indirizzo_cap}}, {{contatto_indirizzo_provincia}}: dati di residenza del cliente.
{{scuola.ragione_sociale}}, {{scuola.partita_iva}}, {{scuola.codice_fiscale}}, {{scuola.email}}, {{scuola.telefono}}, {{scuola.indirizzo_via}}: dati della scuola.
{{vari.data_corrente}}, {{vari.anno_corrente}}: data e anno correnti.
{{vari.logo_scuola}}: logo della scuola.

Oltre a questi, il sistema mette a disposizione anche i dati della prenotazione (date, durata, importo totale), dell’imbarcazione e gli estremi della patente nautica del cliente, così da poter generare contratti completi in pochi secondi.

Calendario Flotta e Prenotazioni

Il Calendario Flotta è la vista principale per la gestione delle prenotazioni (locazioni). Si tratta di un calendario a timeline in cui ogni imbarcazione è suddivisa nelle tre modalità Orario, Giornaliero e Settimanale. Il calendario è condiviso con i moduli Corsi ed Esami: se un’imbarcazione è impegnata in una lezione pratica (Corso) o in un Esame, comparirà come occupata, evitando così qualsiasi sovrapposizione. Ogni impegno è facilmente riconoscibile da un colore differente in base alla tipologia (Locazione Confermata, Locazione Opzionata, Locazione non disponibile, Corso, Esame).

Tipologie di Prenotazione

Ogni prenotazione può assumere una delle seguenti modalità:

Opzionata : La barca viene messa in “opzione” temporanea. Impostando una Data Annullamento, se la prenotazione non viene confermata entro tale data verrà rimossa automaticamente dal sistema, liberando nuovamente la barca.
Confermata : La prenotazione è confermata e la barca risulta impegnata per il periodo selezionato.
Non Disponibile : La barca viene resa non disponibile per il periodo indicato (utile, ad esempio, per fermi tecnici, manutenzioni o utilizzi interni).

Come effettuare una prenotazione

Per creare una nuova locazione è sufficiente cliccare a calendario su uno dei periodi disponibili, riconoscibili perché evidenziati in grigio.
È inoltre possibile creare una locazione multipla, associando più date a una singola prenotazione. Per farlo, è necessario cliccare sul pulsante [+ Aggiungi Prenotazione] in alto a destra: il calendario entrerà in modalità prenotazione e, per ogni periodo prenotabile, verrà attivata una casella di selezione.

Seleziona uno o più slot disponibili spuntando le relative caselle: i periodi scelti verranno aggiunti al riepilogo “Prenotazione” in basso a destra. Una volta selezionati tutti i periodi desiderati, clicca su Prenota per aprire la maschera di inserimento della prenotazione. Per uscire dalla modalità prenotazione senza salvare clicca su Annulla Prenotazione.

Dati della Prenotazione (Locazione)

Nella maschera di prenotazione vengono richiesti i seguenti dati:

Numero Prenotazione : Numero progressivo assegnato automaticamente dal sistema.
Nome : Nome identificativo della prenotazione.
Modalità : Tipologia di prenotazione (Opzionata, Confermata, Non Disponibile).
Data Prenotazione : Data in cui viene registrata la prenotazione.
Contatto/Azienda : Cliente intestatario della locazione. È possibile ricercare un contatto esistente oppure inserirne uno nuovo al volo. In base alle impostazioni della barca possono comparire fino a tre anagrafiche.
Data Annullamento : (solo modalità Opzionata) Data entro la quale l’opzione deve essere confermata; trascorsa tale data la prenotazione verrà annullata automaticamente.
Descrizione : Note e descrizione della prenotazione.
Periodi : Riepilogo dei periodi selezionati dal calendario, con possibilità di modificarne le date di inizio e fine o di rimuoverli.

Nella sezione Elenco prodotti sono visualizzati tutti i prodotti presenti nel listino attualmente selezionato. Per aggiungere i prodotti al carrello relativo alla prenotazione da creare, è necessario selezionare quelli desiderati tramite l’apposita casella di spunta.
Accanto a ciascun prodotto, il campo Qty viene compilato automaticamente in base al numero di periodi selezionati, ma rimane comunque modificabile dall’utente.

Dettaglio della Prenotazione

Cliccando su una locazione presente nel calendario e riconoscibili in quanto identificate con il colore verde o giallo in base al loro stato, si apre la scheda di Dettaglio Prenotazione, dalla quale è possibile consultare e gestire tutte le informazioni della prenotazione.

Dalla scheda di dettaglio puoi:

Modifica Prenotazione : Modificare le informazioni e i periodi della locazione.
Periodi Prenotati : Consultare l’elenco dei periodi prenotati con il relativo listino e la barca.
Stampa Modulistica : Generare e stampare i modelli abilitati per quella barca (es. il contratto di locazione), già precompilati con i dati della prenotazione.
Prodotti : Visualizzare e gestire i prodotti e servizi associati alla prenotazione.
Attività : Consultare la timeline delle attività e dei compiti collegati alla prenotazione.

Documenti della Prenotazione

Per ogni prenotazione è possibile allegare uno o più documenti (ad esempio copia del contratto firmato, documento d’identità, ricevute). La gestione è accessibile dalla parte inferiore della scheda di Dettaglio Prenotazione. Per aggiungere un documento clicca su [+ Aggiungi Documento]. I campi richiesti sono:

Nome : Nome del documento.
Note : Ulteriori informazioni extra relative al documento.
Documenti : File da allegare alla prenotazione.

Calendario Pubblicabile della Barca (Scadenzario)

Per ogni imbarcazione è possibile generare un link di pubblicazione del calendario da utilizzare su applicazioni esterne (Google Calendar, Apple Calendario, Outlook, ecc.). In questo modo gli impegni della barca saranno sempre consultabili anche al di fuori del gestionale. Per ottenere il link clicca sul menù di destra della barca e seleziona la voce Calendario: comparirà il link da copiare e incollare nella vostra applicazione di calendario preferita.