Registro di iscrizione allievi Scuola Nautica
Il Registro di iscrizione allievi della Scuola Nautica è il registro utilizzato per annotare gli allievi che frequentano un corso finalizzato al conseguimento della patente nautica, secondo quanto previsto dalla normativa di riferimento.
AppGrade mette a disposizione una gestione dedicata che permette di mantenere il registro in formato digitale, con la possibilità di inserire manualmente le registrazioni oppure utilizzare una registrazione automatica collegata alle pratiche degli allievi.
In questo modo è possibile mantenere il registro aggiornato riducendo le operazioni manuali e recuperando automaticamente le informazioni già presenti nell’anagrafica dell’allievo e nella relativa domanda d’esame.
Accesso al Registro Scuola
Per accedere alla gestione è sufficiente entrare nella sezione Registro Scuola.
In questa sezione vengono visualizzate tutte le registrazioni presenti nel registro, con le relative informazioni dell’allievo e lo stato della pratica.
Registrazione manuale
È possibile inserire direttamente una nuova registrazione nel registro tramite il pulsante Aggiungi Registrazione.
Nella schermata di inserimento è necessario indicare la Data di registrazione e il Numero di registro. Se il numero non viene specificato, AppGrade provvederà ad assegnarlo automaticamente.
Nel campo Esame è possibile indicare il tipo di esame che l’allievo deve sostenere, mentre nel campo Abilitazione Vela è possibile specificare l’eventuale richiesta dell’abilitazione alla vela.
Il campo Provenienza permette di indicare la provenienza dell’allievo, informazione richiesta per la compilazione del registro.
Informazioni dell’allievo
Nella sezione Informazioni Contatto vengono riportati i dati anagrafici dell’allievo, come nome, cognome, codice fiscale e informazioni relative alla nascita.
Se l’allievo è già presente nella rubrica di AppGrade, è possibile ricercarne l’anagrafica utilizzando il nome, il cognome oppure il codice fiscale, evitando così di dover inserire nuovamente le informazioni già disponibili.
Nella sezione Residenza vengono inseriti i dati relativi alla residenza dell’allievo.
La sezione Documento Identità permette invece di indicare il tipo di documento utilizzato, il relativo numero e la data di rilascio.
Patente nautica ed esami
Il campo Patente Nautica deve essere compilato quando l’allievo supera gli esami e gli viene rilasciata la patente nautica. In questa sezione è quindi possibile riportare i dati relativi alla patente rilasciata.
Nella sezione Esami vengono registrate le informazioni relative agli esami sostenuti dall’allievo, come la data dell’esame e il relativo esito.
Con la registrazione manuale, tutte le informazioni che cambiano nel corso del tempo devono essere aggiornate manualmente, ad esempio gli esami sostenuti, i relativi esiti e i dati della patente nautica eventualmente rilasciata.
Registrazione automatica
Per semplificare la gestione del registro, AppGrade permette di effettuare l’iscrizione dell’allievo in modo automatico, collegando il Registro Scuola alla relativa Domanda Esame.
La Domanda Esame, disponibile nella scheda dell’allievo, rappresenta la pratica attraverso la quale vengono gestite le informazioni relative all’esame che l’allievo dovrà sostenere.
Quando viene creata una domanda per un allievo che deve partecipare a un corso finalizzato al conseguimento della patente nautica, è possibile procedere direttamente con l’iscrizione al Registro Scuola.
Per farlo è sufficiente cliccare sul pulsante Iscrivi sul registro presente nella relativa Domanda Esame.
AppGrade creerà automaticamente la registrazione nel Registro Scuola recuperando le informazioni già presenti nell’anagrafica dell’allievo.
Verranno inoltre riportati i dati del documento di identità associato all’anagrafica.
Aggiornamento automatico dei dati
Uno dei principali vantaggi della registrazione automatica è la possibilità di aggiornare il registro senza dover modificare manualmente ogni informazione.
Ad esempio, se al momento dell’iscrizione il documento di identità dell’allievo non è ancora presente nell’anagrafica, è possibile inserirlo successivamente.
Una volta aggiunto il documento all’anagrafica, AppGrade utilizzerà automaticamente le informazioni disponibili per aggiornare i dati della relativa registrazione nel Registro Scuola.
Lo stesso principio viene applicato all’avanzamento della Domanda Esame. Le informazioni relative alle iscrizioni agli esami e agli esiti vengono utilizzate per mantenere aggiornato il registro.
Quando l’allievo supera gli esami e gli viene rilasciata la patente nautica, sarà sufficiente inserire il relativo documento nella sua anagrafica. AppGrade potrà quindi riportare automaticamente nel Registro Scuola le informazioni disponibili relative alla patente.
La registrazione automatica consente quindi di collegare il registro alle informazioni già gestite all’interno di AppGrade, riducendo la necessità di inserire più volte gli stessi dati.
Stampa del Registro
Dalla gestione Registro Scuola è disponibile la funzione Stampa, attraverso la quale è possibile generare il registro in diversi formati e modalità, a seconda delle esigenze della scuola nautica.
Stampa del registro cartaceo
Per la gestione cartacea del registro, la stampa viene effettuata in due fasi.
La prima fase consiste nella generazione delle pagine del registro vuote, numerate e intestate. Le pagine generate dovranno successivamente essere predisposte e vidimate secondo le procedure previste.
Per generare le pagine accedere alla funzione Stampa, selezionare Solo intestazioni nel campo Tipo Stampa e indicare il numero di pagine che si desidera generare.
Una volta predisposte le pagine del registro, è possibile procedere con la stampa dei dati.
Dalla stessa funzione Stampa selezionare Solo Dati e indicare l’anno o il periodo che si desidera stampare.
AppGrade genererà un documento contenente esclusivamente i dati delle registrazioni, senza le intestazioni. Le pagine precedentemente predisposte potranno quindi essere inserite nella stampante per riportare le informazioni direttamente sulle pagine del Registro Giornale.
La stampa può essere effettuata anche progressivamente. Ad esempio, è possibile stampare solamente le pagine che devono essere aggiornate, evitando di ristampare quelle già compilate.
Attenzione durante la stampa
Durante la stampa del registro cartaceo è necessario prestare particolare attenzione al corretto inserimento dei fogli nella stampante e al loro orientamento.
Un errato posizionamento della carta potrebbe causare una stampa non corretta e rendere necessario l’annullamento di una pagina del registro.
Si consiglia quindi di effettuare una prova di stampa prima di procedere con la compilazione definitiva delle pagine.
Stampa del registro digitale
AppGrade permette inoltre di generare il Registro Scuola direttamente in formato digitale.
Per generare il documento è sufficiente accedere alla funzione Stampa, selezionare Completo come Tipo di Stampa e indicare l’anno di riferimento.
AppGrade genererà quindi il registro completo in formato PDF/A, contenente le registrazioni relative al periodo selezionato.
Tenuta del Registro digitale
La possibilità di generare il Registro Scuola in formato PDF/A non deve essere automaticamente considerata equivalente all’adempimento di tutti gli obblighi previsti per la tenuta e conservazione digitale del registro.
La normativa può infatti prevedere specifiche modalità per la formazione, la tenuta, la validazione e la conservazione dei registri in formato digitale.
In particolare, il Decreto Ministeriale 6 ottobre 2021, articolo 3, comma 2, disciplina aspetti relativi alla tenuta del registro in formato digitale.
Per questo motivo, qualora si scelga di gestire il Registro Scuola in formato digitale, si consiglia di verificare preventivamente con il proprio ente di controllo o autorità competente le modalità richieste per la corretta tenuta, conservazione ed eventuale validazione del registro digitale.
La generazione del file PDF/A tramite AppGrade rappresenta quindi lo strumento tecnico per produrre il documento digitale, ma non sostituisce le eventuali procedure di conservazione o gli ulteriori adempimenti richiesti dalla normativa e dall’ente competente.