Passo CRM
Il CRM (Customer Relationship Management) è lo strumento che permette di gestire e organizzare le attività necessarie per mantenere sotto controllo le relazioni con i clienti e le attività operative interne.
All’interno delle pratiche nautiche, AppGrade utilizza il CRM per creare e gestire automaticamente le attività da eseguire durante la lavorazione della pratica.
Le attività permettono di tenere traccia delle operazioni ancora da completare, evitando di dimenticare azioni importanti e aiutando l’operatore a seguire correttamente tutte le fasi necessarie per portare a termine la pratica.
Attività generate dalla pratica
Le attività CRM vengono inserite automaticamente da AppGrade in base alle caratteristiche della pratica e alle risposte fornite durante la lavorazione.
Ogni attività viene inserita nel passo della pratica a cui fa riferimento.
Le attività relative alla stessa operazione vengono inoltre raggruppate in una specifica sezione, che ne identifica la motivazione o l’obiettivo.
In questo modo è possibile capire rapidamente perché una determinata attività deve essere eseguita e quali operazioni sono ancora necessarie per completare la pratica.
Modificare un’attività
Ogni attività generata può essere modificata per adattarla alle esigenze dell’agenzia.
È possibile, ad esempio:
- assegnare l’attività a un altro utente;
- modificare il nome dell’attività;
- modificare la data di esecuzione;
- aggiungere una descrizione o note interne;
- modificare lo stato dell’attività.
Per impostazione predefinita, l’attività viene assegnata all’utente che ha creato la pratica.
Se l’operazione deve essere eseguita da un altro collaboratore, è quindi possibile modificare l’assegnatario direttamente dall’attività.
Data di esecuzione
Le attività vengono create da AppGrade utilizzando le tempistiche previste dalla configurazione della pratica.
La data impostata rappresenta il momento previsto per l’esecuzione dell’attività.
Se necessario, è possibile modificare manualmente la data, ad esempio per anticipare o posticipare un’attività in base alle esigenze operative dell’agenzia.
Completare un’attività
Una volta eseguita l’operazione indicata nell’attività, è importante modificarne lo stato impostandolo su Completato.
Questo passaggio è fondamentale perché permette ad AppGrade di registrare correttamente che l’operazione è stata eseguita.
Lasciare un’attività non completata, anche se l’operazione è stata effettivamente eseguita, potrebbe infatti far risultare la pratica ancora in lavorazione o generare attività che sembrano ancora da eseguire.
È quindi consigliabile aggiornare sempre lo stato delle attività al termine della relativa operazione.
Aggiungere una nuova attività
Oltre alle attività generate automaticamente da AppGrade, è possibile aggiungere manualmente ulteriori attività.
Per farlo è sufficiente utilizzare il pulsante Aggiungi Attività presente nel gruppo di attività.
Questa funzione è utile quando è necessario registrare un’operazione specifica richiesta dal cliente, un’attività interna dell’agenzia oppure un’azione non prevista automaticamente dal flusso standard della pratica.
L’attività aggiunta verrà inserita nel gruppo corrente e potrà essere successivamente assegnata, modificata e contrassegnata come completata.
Azioni Aggiuntive
Durante la lavorazione di una pratica può essere necessario eseguire attività aggiuntive rispetto a quelle previste dal flusso standard.
Ad esempio, può essere necessario:
- richiamare il cliente per richiedere un documento mancante o non corretto;
- contattare il cliente per organizzare la consegna della pratica;
- effettuare un’attività di verifica;
- svolgere un’operazione interna all’agenzia;
- programmare un successivo ricontatto con il cliente.
Per gestire queste esigenze, nella parte inferiore della pratica è disponibile una sezione dedicata al CRM.
Creazione di un obiettivo
Dalla sezione CRM è possibile creare un Obiettivo, ovvero un gruppo di attività collegate tra loro e finalizzate al raggiungimento di uno specifico risultato.
All’interno di ogni obiettivo è possibile inserire una o più attività da eseguire, assegnandole agli utenti dell’agenzia e indicando le relative informazioni operative.
Ad esempio, per la consegna di una pratica è possibile creare un obiettivo denominato Consegna pratica e inserire al suo interno attività come:
- contattare il cliente;
- concordare data e ora della consegna;
- consegnare la documentazione;
- registrare l’avvenuta consegna.
In questo modo è possibile organizzare anche le attività non previste automaticamente dalla pratica, mantenendole comunque collegate alla pratica stessa.
Le attività create saranno inoltre gestibili attraverso il CRM di AppGrade, permettendo di monitorarne lo stato e verificare quelle ancora da completare.