Consegna Documenti
La conclusione di una pratica prevede molto spesso la consegna di nuovi documenti al cliente oppure l’aggiornamento di documenti già esistenti, ad esempio tramite l’applicazione di un nuovo tagliandino.
La consegna della documentazione rappresenta quindi una fase importante della pratica e, per una corretta gestione interna, è buona prassi registrare quando e quali documenti sono stati consegnati.
È inoltre possibile far firmare al cliente una ricevuta che attesti l’avvenuta consegna. Conservare questa documentazione permette all’agenzia di mantenere uno storico preciso delle consegne e di disporre di una prova dell’avvenuta consegna in caso di future richieste o contestazioni.
Per gestire questo processo, AppGrade mette a disposizione la sezione Consegna Documenti.
Documenti da consegnare
I documenti da consegnare vengono inseriti automaticamente da AppGrade in base alla tipologia di pratica e alle risposte fornite durante la lavorazione.
In questo modo la sezione mostra direttamente la documentazione che dovrà essere consegnata al cliente, evitando di doverla inserire manualmente.
Per ogni documento vengono visualizzate le principali informazioni, tra cui:
- Nome del documento;
- Note, per eventuali annotazioni;
- Stato della consegna.
Lo stato può assumere i seguenti valori:
- In attesa: il documento deve ancora essere generato o preparato;
- Da consegnare: il documento è pronto e deve essere consegnato al cliente;
- Consegnato: il documento è stato consegnato al cliente.
Modifica dei documenti
Per ogni documento presente nella lista è possibile utilizzare la funzione Modifica, disponibile nel relativo menu.
È così possibile modificare le informazioni del documento, come:
- nome;
- note;
- stato della consegna.
Questa funzione è utile, ad esempio, quando è necessario aggiungere un’annotazione particolare o gestire una consegna diversa rispetto a quella prevista inizialmente.
Stampa della ricevuta di consegna
AppGrade permette inoltre di generare una ricevuta di consegna da far firmare al cliente.
Per utilizzare questa funzione è sufficiente selezionare i documenti che si desidera consegnare e, dalla sezione Azioni, scegliere Stampa Documento Consegna.
Il sistema genererà un modello precompilato nel quale saranno riportati i documenti selezionati per la consegna.
Il documento può quindi essere stampato e fatto firmare al cliente come attestazione dell’avvenuta consegna.
Registrazione della consegna
Dopo aver consegnato i documenti al cliente, è possibile aggiornare lo stato dei relativi documenti impostandolo su Consegnato.
In questo modo la pratica manterrà uno storico aggiornato della documentazione effettivamente consegnata.
È inoltre consigliabile scansionare la ricevuta di consegna firmata dal cliente e archiviarla nella sezione Documenti della pratica.
In questo modo sarà possibile conservare all’interno della stessa pratica sia l’elenco dei documenti consegnati sia la relativa ricevuta firmata, creando uno storico completo e facilmente consultabile della consegna effettuata.
Nuovi documenti
Nel caso in cui sia necessario consegnare al cliente ulteriori documenti non previsti automaticamente dalla pratica, è possibile aggiungerli manualmente.
Per creare un nuovo documento da consegnare è sufficiente fare clic su Aggiungi documento.
Nella maschera di inserimento sarà possibile indicare le informazioni del documento, come il nome e le eventuali note.
Il nuovo documento verrà quindi aggiunto all’elenco della sezione Consegna Documenti e potrà essere gestito come gli altri documenti, aggiornandone lo stato e includendolo, se necessario, nella Stampa Documento Consegna da far firmare al cliente.