Registro Giornale
Le agenzie che svolgono pratiche nautiche devono tenere un Registro Giornale, sul quale vengono annotate le pratiche eseguite dall’agenzia.
AppGrade mette a disposizione una gestione dedicata del Registro Giornale in formato digitale, che permette di registrare le pratiche in modo semplice e organizzato, mantenendo sempre disponibile lo storico delle annotazioni effettuate.
La registrazione delle pratiche può essere eseguita manualmente oppure direttamente dalla gestione delle pratiche, utilizzando la modalità automatica.
Per accedere alla gestione è sufficiente entrare nella sezione Registro Giornale. Qui vengono visualizzate tutte le registrazioni presenti nel registro, dove ogni riga rappresenta una pratica annotata.
Registrazione manuale
Per inserire manualmente una nuova pratica nel Registro Giornale è sufficiente cliccare sul pulsante Aggiungi pratica.
Nella maschera di inserimento devono essere indicati i dati relativi alla pratica. Per impostazione predefinita, il campo Data e il Numero di Registro non sono modificabili manualmente, in quanto AppGrade assegna il numero progressivamente in base alla data di registrazione, mantenendo così ordinata la numerazione del registro.
Qualora sia necessario gestire manualmente questi dati, è possibile abilitare la relativa funzione dalla sezione Impostazioni → Gestione moduli → Registro Giornale, attivando l’opzione Cambiare il codice registro Manualmente.
È quindi necessario indicare il Tipo Pratica, selezionando la tipologia della pratica che si sta registrando, e il Tipo di Incarico, dove è possibile inserire una descrizione più dettagliata dell’attività svolta.
Nel campo Identificazione devono essere indicati i riferimenti principali della pratica, come la persona interessata o l’imbarcazione a cui la pratica fa riferimento.
Nel campo Ufficio Competenza viene invece indicato l’ente pubblico presso il quale la pratica deve essere gestita, ad esempio una Capitaneria di Porto, la Motorizzazione, l’ATCN o altro ente competente.
Nella sezione Contatto è infine possibile indicare le persone coinvolte nella pratica.
Una volta completati i dati, cliccando su Salva la pratica viene registrata nel Registro Giornale.
Registrazione automatica
La modalità automatica permette di registrare nel Registro Giornale le pratiche già gestite all’interno di AppGrade, evitando di dover inserire nuovamente tutti i dati.
Dalla sezione Pratiche → Lista Pratiche, dove vengono visualizzate tutte le pratiche dell’agenzia, è presente il campo Registro Giornale. Questo campo permette di verificare rapidamente quali pratiche sono già state registrate e quali devono ancora essere annotate.
Per registrare una pratica è sufficiente accedere al relativo dettaglio e cliccare sul pulsante Assegna N° Registro Giornale.
AppGrade aprirà la maschera di registrazione già compilata con i dati disponibili nella pratica. Dopo aver verificato le informazioni, sarà sufficiente cliccare su Salva.
La pratica verrà quindi registrata automaticamente nel Registro Giornale e contrassegnata come annotata. Nel dettaglio della pratica sarà inoltre visualizzato il riferimento alla relativa registrazione sul registro.
Questa modalità consente di mantenere sempre allineati i dati della pratica con il Registro Giornale e riduce il rischio di dimenticare una registrazione.
Stampa del Registro Giornale
Dalla gestione Registro Giornale è disponibile la funzione Stampa, che permette di generare il registro sia in formato cartaceo sia in formato digitale.
Stampa del registro cartaceo
La stampa del registro cartaceo viene eseguita in due momenti distinti.
La prima operazione consiste nella stampa delle pagine del Registro Giornale vuote, numerate e intestate. Queste pagine dovranno poi essere predisposte e vidimate secondo le procedure previste.
Per generare le pagine è sufficiente accedere alla funzione Stampa, selezionare Solo intestazioni nel campo Tipo Stampa e indicare il numero di pagine da generare.
Una volta predisposte le pagine, è possibile procedere con la stampa delle pratiche. Dalla stessa funzione Stampa è necessario selezionare Solo Dati e indicare l’anno o il periodo che si desidera stampare.
AppGrade genererà una stampa contenente esclusivamente i dati delle pratiche, senza le intestazioni. I fogli precedentemente predisposti potranno quindi essere inseriti nella stampante per riportare le registrazioni direttamente sulle pagine del Registro Giornale.
La stampa può essere eseguita anche progressivamente, ad esempio ogni volta che viene completata una pagina. In questo caso è possibile indicare le sole pagine da stampare, evitando di ristampare quelle già compilate.
Attenzione: durante la stampa è necessario prestare particolare attenzione al corretto inserimento dei fogli nella stampante e alla posizione delle pagine. Un errore di stampa potrebbe infatti comportare la necessità di annullare una pagina del registro.
Stampa del registro digitale
AppGrade permette inoltre di generare il Registro Giornale direttamente in formato digitale.
Per generare il registro è sufficiente accedere alla funzione Stampa, selezionare Completo come tipo di stampa e indicare l’anno di riferimento.
Il sistema genererà quindi il registro completo in formato PDF/A.
Tenuta del registro digitale
La normativa prevede specifiche modalità per la tenuta e la conservazione del Registro Giornale in formato digitale. In particolare, il Decreto Ministeriale 6 ottobre 2021, articolo 3, comma 2, disciplina le modalità relative alla tenuta del registro in formato digitale.
La generazione del file PDF/A tramite AppGrade non deve quindi essere considerata automaticamente come adempimento di tutti gli obblighi relativi alla conservazione digitale.
Per questo motivo, qualora si scelga di gestire il Registro Giornale in formato digitale, consigliamo di verificare con il proprio ente di controllo le modalità richieste per la tenuta, la conservazione e l’eventuale validazione del registro digitale, nonché l’accettazione dello stesso da parte dell’ente competente.